AKO A PREČO PREJSŤ NA DIGITÁLNE DOKUMENTY

Novela zákona o účtovníctve z 1. januára 2022 umožnila prejsť na digitálnu kanceláriu a využiť tak výhody, ktoré toto riešenie prináša. Jednoduchosť, spoľahlivosť, vystavovanie faktúr v online fakturačných systémoch, digitálny archív či elektronická výmena dát. S digitálnou kanceláriou ušetríte na ručnom spracovaní faktúr, odľahčíte sa od rôznych papierov, môžete efektívnejšie pracovať s údajmi a dokladmi a šetríte miesto.

Od 1. 1. 2022 môžete papierové dokumenty prenášať do digitálnej podoby už aj skenovaním. Dokumenty v elektronickej podobe však musia byť úplné, s kompletným počtom strán, vrátane hlavičky či päty dokumentu. Sken musí byť samozrejme kvalitný, čitateľný a v dostatočnom kontraste. Z textu musí byť jasný každý znak, aby neboli zameniteľné čísla ani písmená. Dajte si preto záležať, aby ste preskenované dokumenty mali čisté, neprekryté, nezdeformované. Ak neviete narábať so skenerom, poproste niekoho, kto tomu rozumie a všetko vám pred tlačou nastaví. Ak nie je dôležitá farebnosť, sken môže byť aj čiernobiely, no ak je dôležitý aj farebný údaj, použite farebný sken.

Podmienkou novely zákona o účtovníctve je skenovanie v rastrovej grafike, vo formáte jpeg, png, tiff, jpg, pdf. Prevedenie listín do textových súborov napríklad vo worde nie je akceptovateľné. Nie je tam totiž zachovaná vizuálna zhoda.

Po preskenovaní dokumentu ho nemusíte ďalej uchovávať, čím získate množstvo miesta a nebudete sa brodiť v papieroch. Skenovať alebo fotiť do mobilnej aplikácie tak môžete všetky bločky, či už z nákupu alebo tankovania a tak a nemusíte báť, že ich niekam založíte alebo stratíte.

Vďaka tejto zmene odzvonilo chodeniu fyzickým návštevám medzi podnikateľom a účtovníkom s kopou papierov. Všetko funguje elektronicky nahratím na cloud alebo do aplikácie a odoslaním mailom.

ELEKRONICKÉ UCHOVÁVANIE ÚČTOVNEJ DOKUMENTÁCIE

Ide o uloženie dokumentov na dátový nosič – pamäťová karta, USB kľúč, CD nosič, cloud … . Ak ale bude daňový úrad žiadať o účtovný záznam v papierovej podobe, ste povinní ho previesť do papierovej podoby. Taktiež ste povinní umožniť prístup k softvéru a informačno-komunikačným prostriedkom, používaným na prevádzkovanie podnikania; taktiež k výstupom z týchto softvérov, ktorými sú účtovné záznamy.

Toto odbremenenie od držania papierových dokumentov po zákonnú dobu 10 je veľkým krokom vpred. Navyše, k svojim dokumentom sa tak hravo dostanete nech ste kdekoľvek. Bez nosenia kufríkov, zakladačov, obalov.